اتوماسیون کسب‌وکار و طراحی سامانه‌های هوشمند

اتوماسیون کسب‌وکار؛ زمانی که نرم‌افزار به جای شما کار می‌کند

بخش زیادی از زمان کارکنان در بسیاری از کسب‌وکارها صرف انجام کارهای تکراری، ثبت اطلاعات، پیگیری درخواست‌ها، ارسال فایل‌ها، تهیه گزارش‌ها و هماهنگی بین واحدها می‌شود. این فعالیت‌ها علاوه بر اتلاف زمان، احتمال خطا را نیز افزایش می‌دهند.

اتوماسیون کسب‌وکار با تبدیل فرآیندهای دستی به گردش‌کارهای دیجیتال، باعث می‌شود بسیاری از این فعالیت‌ها به‌صورت خودکار انجام شوند. نتیجه، سرعت بیشتر، هزینه کمتر، دقت بالاتر و مدیریت بهتر اطلاعات است.

در AtraByte، سامانه‌های اتوماسیون دقیقاً بر اساس فرآیندهای واقعی هر کسب‌وکار طراحی می‌شوند؛ نه بر اساس قالب‌های آماده.

مناسب چه کسب‌وکارهایی است؟

این خدمت برای شرکت‌ها، کارخانه‌ها، فروشگاه‌ها، آموزشگاه‌ها، کلینیک‌ها، دفاتر حقوقی، شرکت‌های خدماتی، استارتاپ‌ها و هر مجموعه‌ای مناسب است که بخشی از فرآیندهای روزانه آن به‌صورت دستی انجام می‌شود.

تحلیل فرآیندهای کسب‌وکار

پیش از توسعه نرم‌افزار، فرآیندهای فعلی مجموعه بررسی می‌شوند تا نقاط اتلاف زمان، گلوگاه‌ها، خطاهای انسانی و نیازهای واقعی شناسایی شوند.

هدف، ساخت نرم‌افزار نیست؛ هدف، ساده‌تر کردن کارهاست.

طراحی سامانه اختصاصی

هر سازمان نیازهای خاص خود را دارد. به همین دلیل سامانه‌ها کاملاً اختصاصی طراحی می‌شوند.

نمونه ماژول‌ها:

• مدیریت مشتریان (CRM)
• مدیریت پروژه
• مدیریت سفارش‌ها
• مدیریت قراردادها
• مدیریت پرسنل
• مدیریت انبار
• مدیریت مالی
• مدیریت درخواست‌ها
• گردش مکاتبات
• مدیریت فایل‌ها
• گزارش‌گیری
• داشبورد مدیریتی

حذف کارهای تکراری

سیستم می‌تواند بسیاری از فعالیت‌های روزانه را به‌صورت خودکار انجام دهد؛ مانند:

• ارسال پیامک
• ارسال ایمیل
• ایجاد فاکتور
• ثبت درخواست
• تولید گزارش
• یادآوری وظایف
• تغییر وضعیت پرونده‌ها
• اطلاع‌رسانی به کاربران
• بروزرسانی اطلاعات

گردش کار (Workflow)

برای هر فرآیند می‌توان مراحل مشخص تعریف کرد.

برای مثال:

ثبت درخواست → بررسی → تایید مدیر → اجرا → تحویل → بایگانی

تمام مراحل ثبت شده و وضعیت هر درخواست در هر لحظه قابل مشاهده خواهد بود.

داشبورد مدیریتی

مدیران می‌توانند اطلاعات مهم کسب‌وکار را در یک داشبورد مشاهده کنند.

نمونه اطلاعات:

• تعداد سفارش‌ها
• پروژه‌های فعال
• وضعیت کارکنان
• درآمد
• هزینه
• گزارش عملکرد
• نمودارها
• هشدارها
• شاخص‌های کلیدی

مدیریت کاربران و سطح دسترسی

برای هر کاربر می‌توان سطح دسترسی متفاوت تعریف کرد تا هر فرد فقط به اطلاعات موردنیاز خود دسترسی داشته باشد.

اتصال به سیستم‌های دیگر

سامانه می‌تواند به سیستم‌های مختلف متصل شود؛ مانند:

• وب‌سایت
• فروشگاه اینترنتی
• حسابداری
• پیامک
• ایمیل
• درگاه پرداخت
• APIهای خارجی
• نرم‌افزارهای داخلی سازمان

گزارش‌گیری هوشمند

تمام اطلاعات ثبت‌شده قابل گزارش‌گیری هستند.

مدیران می‌توانند گزارش‌های تحلیلی، نمودارها، فایل‌های Excel و PDF یا گزارش‌های سفارشی دریافت کنند.

اتوماسیون اسناد

فرم‌ها، قراردادها، نامه‌ها و اسناد می‌توانند به‌صورت دیجیتال مدیریت شوند.

نسخه‌ها، وضعیت تایید و تاریخچه تغییرات نیز قابل ثبت خواهد بود.

اعلان‌ها و یادآوری‌ها

سامانه می‌تواند در زمان‌های مشخص یا هنگام وقوع رویدادها اعلان ارسال کند.

مانند:

• پایان مهلت قرارداد
• نزدیک شدن موعد پرداخت
• ثبت سفارش جدید
• درخواست تایید
• اتمام موجودی
• وظیفه جدید

طراحی واکنش‌گرا

سامانه روی موبایل، تبلت و دسکتاپ قابل استفاده خواهد بود تا کاربران در هر مکان به اطلاعات دسترسی داشته باشند.

امنیت اطلاعات

تمام اطلاعات سازمان ارزشمند هستند.

سامانه با رعایت اصول امنیتی طراحی می‌شود و امکاناتی مانند:

• احراز هویت
• سطح دسترسی
• ثبت فعالیت کاربران
• پشتیبان‌گیری
• ارتباط امن

قابل پیاده‌سازی است.

قابلیت توسعه در آینده

سامانه به‌صورت ماژولار و توسعه‌پذیر طراحی می‌شود تا هم‌زمان با رشد کسب‌وکار، بتوان امکانات و بخش‌های جدیدی را بدون نیاز به بازطراحی کامل سیستم به آن اضافه کرد.

با توجه به نیازهای آینده هر مجموعه، قابلیت توسعه سامانه می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

• افزودن ماژول‌های اختصاصی جدید

• توسعه پنل مشتریان و کاربران

• افزودن گزارش‌ها و داشبوردهای تحلیلی

• توسعه گردش کار (Workflow) و فرآیندهای سازمانی

• اتصال به وب‌سایت، فروشگاه اینترنتی و سرویس‌های آنلاین

• اتصال به سامانه پیامک، ایمیل و درگاه‌های پرداخت

• توسعه سیستم مدیریت مشتریان (CRM)

• افزودن خروجی‌های Excel و PDF

• ایجاد نقش‌ها و سطوح دسترسی جدید

• توسعه امکانات متناسب با رشد و نیازهای آینده کسب‌وکار

در AtraByte، سامانه‌ها با معماری توسعه‌پذیر طراحی می‌شوند تا با رشد کسب‌وکار، امکان افزودن قابلیت‌های جدید بدون ایجاد اختلال در عملکرد سیستم فراهم باشد. این رویکرد باعث می‌شود نرم‌افزار در بلندمدت نیز پاسخگوی نیازهای در حال تغییر سازمان باقی بماند.